Communication, GED, EDI

La gestion intégrée des documents (GED) en format numérique, un système pérenne permettant de donner, aux personnes accréditées, accès à toute l’information pertinente portée par un support qui documente l’activité de l’entreprise. Elle vise à gérer de façon intégrée à la fois les documents administratifs, les documents d’archives de conservation permanente et la documentation de référence. Répondant aux attentes croissantes des entreprises face aux contraintes réglementaire, le module GED facilite l’automatisation des tâches et permet à l’entreprise de réduire son empreinte carbone, avec à la clef de multiples bénéfices :
 · Gain de temps et de productivité (suppression des tâches manuelles de traitement et de classement des documents)
 · Réduction des coûts (papeterie, affranchissement, espaces de stockage)
 · Audits et recherches facilités grâce à l’automatisation du classement
 · Accès facilité à la documentation interne de l’entreprise

Les modules EDI donnent accès à une autonomie totale dans le monde des communications inter-entreprises. La puissance du moteur EDI intégré permet de communiquer facilement avec donneurs d’ordre et sous-traitants.

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Un besoin précis ? Une démonstration ?

La définition des scripts EDI entrants (demandes d’intervention) permet d’intégrer tous type de données (XML, données formatées, via email, ftp, webservices).
Un puissant moteur de script vous assistera pour intégrer des demandes sur des formats complexes.
Les intégrations EDI spécifiques à certains constructeurs sont déjà intégrées en standard. Vous êtes missionnés via un document PDF informatisé ? Soo-Dispatch+ est en mesure de l’intégrer automatiquement…
Vous ne vous sentez pas l’âme d’un « mappeur » ?, Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner et vous créer vos scripts personnalisés.
« De nombreux scripts vous sont fournis en standard dans le monde du banking, de l’informatique et du retail vous permettant de vous interfacer rapidement avec des donneurs d’ordre majeurs du marché »
Soo-Dispatch permet de définir une action pour chaque changement de statut d’une commande.
Grâce à cette fonctionnalité et au moteur de script, il devient simple de définir une série d’actions pour un donneur d’ordre particulier par exemple :
– Envoi d’un email à l’acceptation de la commande – Envoi d’un mail à la planification de la commande – Envoi d’un mail au blocage de la commande – Envoi d’un mail à l’arrivée sur site du technicien – Envoi d’un mail à la clôture de la commande – Envoi du rapport d’intervention à la réception du document par le technicien
L’information du donneur d’ordre en temps réel valorise l’image de l’entreprise et la garanti de la transparence de votre activité vis-à-vis de ses demandes. Les EDI sortants permettent d’envoyer automatiquement à vos donneurs d’ordre les mises à jour concernant leurs demandes (mise à jour, acceptation, affectation, arrivée sur site, clôture, rapport d’intervention).

Vos donneurs d’ordre ou sous-traitants sont aussi équipés avec Soo-Dispatch+ ? Vos systèmes pourront directement communiquer via EDI.

La GED intégrée en standard vous apportera souplesse et traçabilité dans votre gestion documentaire. Tous les documenta attachés aux clients, intervenants, commandes sont intégrés en automatique dans les flux de Soo-Dispatch+ La GED Client (Publique et privée) permet de stocker tos les documents spécifiques du compte client. Procédures, contrats, avenants, documentations techniques. Les documents confidentiels peuvent être stockés dans la GED privée accessible à certains utilisateurs uniquement. La GED Intervenant (Publique et privée) assistera l’ensemble des utilisateurs en intégrant les documents opérationnels (Agréments, Certifications, Permis de conduire, Pièce d’identité,…) ainsi que les documents RH (accessibles à certains utilisateurs) tels que contrats, avenants, arrêts de travail etc… La GED Commande assure quant à elle toute la documentation spécifique à une commande (procédure, pv de recette, d’intervention spécifique client, etc…)

La philosophie de Soo-Dispatch+ : éviter les doubles saisies pour supprimer les erreurs humaines et les charges de travail non productives

L’ensemble des documents est accessible à tous les niveaux de l’application.

                     Gagnez du temps avec  SOO Dispatch+